Klachten- en klokkenluidersregeling

Bij CapsNobel staat het leveren van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en tevreden klanten voorop. Hebt u een klacht met betrekking tot onze dienstverlening en/of het handelen van een medewerker, of ziet u mogelijkheden waarmee wij onze dienstverlening kunnen verbeteren, dan nodigen wij u nadrukkelijk uit dit met ons te delen. Uiteraard behandelen wij uw feedback met zorg en willen wij samen met u zoeken naar een passende oplossing.

In deze klachtenregeling leest u op welke wijze u een klacht of verbeterpunt kunt indienen en hoe en binnen welke termijn deze behandeld wordt.

1. Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de behandeling en de registratie van klachten/verbeterpunten over medewerkers van en/of over uitgevoerde werkzaamheden door CapsNobel. De Compliance Officer is het eerste aanspreekpunt.

2. Indienen van een klacht

Voor een goede afhandeling vragen wij u officiële klachten of verbeterpunten bij voorkeur digitaal in te dienen via c.officer-capsnobel@capsnobel.nl. Wilt u daar ten minste bij vermelden:

• de naam en het adres van de indiener;
• de dagtekening;
• een duidelijke omschrijving van de aanleiding van de klacht of verbeterpunt;
• vestiging en/of naam medewerker tegen wie de klacht zich richt;
• datum van ontstaan van de klacht.

Wij verzoeken u vriendelijk hieraan ook de afschriften toe te voegen van alle documenten die relevant (kunnen) zijn voor de beoordeling van de klacht. Dit helpt ons uw feedback adequaat te verwerken.

Wilt u uw bemerkingen liever persoonlijk toelichten, dan kunt u uiteraard ook telefonisch contact opnemen met onze Compliance Officer, telefoonnummer (0164) 680 010. Naar aanleiding van uw telefonische melding zal hij voor u het klachtenformulier invullen. Om er zeker van te zijn dat uw feedback goed is verwoord, zal dit formulier aan u worden verzonden ter beoordeling en goedkeuring.

3. Behandeling en registratie van klachten/verbeterpunten

Na ontvangst en registratie van uw feedback onderzoekt onze Compliance Officer de klacht of verbeterpunt en neemt kennis van alle relevante opdrachtdocumentatie om vervolgens het dagelijks bestuur over de ontvangen klacht/verbeterpunt te informeren.

Indien nodig zullen wij een specialist inschakelen voor adequate afhandeling van de klacht.

4. Afhandeling

Binnen twee weken na ontvangst van de klacht/verbeterpunt sturen wij u een ontvangstbevestiging en informeren wij u over de procedure van klachtbehandeling.

Indien gewenst houden wij u op de hoogte van de voortgang van de behandeling van de klacht en sturen wij u tot slot een schriftelijke en gemotiveerde bevestiging van de uitkomst van de procedure.

1. Algemeen

CapsNobel heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de organisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de organisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat meldingen worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden die worden gemeld, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de organisatie.

2. Reikwijdte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

1. handelingen die (mogelijk) leiden tot strafbare feiten door CapsNobel of haar medewerkers;
2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door CapsNobel of haar medewerkers;
3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door CapsNobel of haar medewerkers;
4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
6. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding in aanmerking komen.

3. Vertrouwenspersoon

Misstanden kun je, het liefst schriftelijk, melden bij de vertrouwenspersoon bij Auxilium Adviesgroep. Indien schriftelijk niet mogelijk is, dan kan de misstand ook telefonisch worden gemeld bij John Weerdenburg AA of Frank van den Hurk AA via 033-4337217 of via klokkenluider@auxiliumadviesgroep.nl.

Auxilium Adviesgroep BV
T.a.v. John Weerdenburg AA of Frank van den Hurk AA
Philipsstraat 3
3833 LC Leusden

4. Procedure

Je kunt een interne melding maken binnen de organisatie van CapsNobel. Als dat niet kan, bijvoorbeeld omdat de misstanden juist direct te maken hebben met het bestuur van CapsNobel, dan kun je ook een externe melding doen, dus buiten de organisatie van CapsNobel. Dit soort meldingen liggen altijd gevoelig. Daarom vragen ze om vertrouwen: voor de melder, maar ook voor de personen die misschien beschuldigd gaan worden. Daarom moet niet alleen jij, maar ook de persoon aan wie de melding wordt gedaan er vertrouwelijk mee omgaan.
In principe is de regel dat je als klokkenluider je melding eerst intern bij CapsNobel moet doen. (optioneel: Hierbij kun je ook gebruik maken van de externe functionaris bij Auxilium Adviesgroep).

Alleen als je denkt dat je de melding juist niet intern kunt doen, mag je een externe melding doen.

5. Vertrouwelijkheid

Als je een interne melding doet is vertrouwelijkheid erg belangrijk: voor jou, maar ook voor CapsNobel en voor degene waar je melding over gaat. Daarom zorgen we ervoor dat de informatie over de melding veilig wordt bewaard. Alleen degenen die bij de behandeling van de melding betrokken krijgen toegang tot deze informatie.

6. Rechtsbescherming

Het dagelijks bestuur van CapsNobel garandeert dat de melder op grond van deze klokkenluidersregeling op geen enkele wijze in zijn/haar positie wordt benadeeld.

Indien de melder een klacht heeft over de wijze waarop een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent of belastingadviseur zich in diens beroepsmatig handelen jegens de melder heeft gedragen, dan kunt u er ook voor kiezen om dit te melden bij de Klachtencommissie van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), de Accountantskamer of de Raad van Tucht van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs.