Klachten- en klokkenluidersregeling

Klachtenregeling

Bij CapsNobel staat het leveren van kwalitatief hoogwaardige dienstverlening en tevreden klanten voorop. Hebt u een klacht met betrekking tot onze dienstverlening en/of het handelen van een medewerker, of ziet u mogelijkheden waarmee wij onze dienstverlening kunnen verbeteren, dan nodigen wij u nadrukkelijk uit dit met ons te delen. Uiteraard behandelen wij uw feedback met zorg en willen wij samen met u zoeken naar een passende oplossing.

In deze klachtenregeling leest u op welke wijze u een klacht of verbeterpunt kunt indienen en hoe en binnen welke termijn deze behandeld wordt.

1. Verantwoordelijkheid dagelijks bestuur

Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de behandeling en de registratie van klachten/verbeterpunten over medewerkers van en/of over uitgevoerde werkzaamheden door CapsNobel. Vertrouwenspersoon de heer Eli Hendriks is het eerste aanspreekpunt.

2. Indienen van een klacht

Voor een goede afhandeling vragen wij u officiële klachten of verbeterpunten bij voorkeur schriftelijk in te dienen via het postadres CapsNobel, t.a.v. de heer E. Hendriks, Postbus 4, 4660 AA Halsteren of digitaal via e.hendriks@capsnobel.nl. Wilt u daar ten minste bij vermelden:

  • de naam en het adres van de indiener;
  • de dagtekening;
  • een duidelijke omschrijving van de aanleiding van de klacht of verbeterpunt;
  • vestiging en/of naam medewerker tegen wie de klacht zich richt;
  • datum van ontstaan van de klacht.

Wij verzoeken u vriendelijk hieraan ook de afschriften toe te voegen van alle documenten die relevant (kunnen) zijn voor de beoordeling van de klacht. Dit helpt ons uw feedback adequaat te verwerken.

Wilt u uw bemerkingen liever persoonlijk toelichten, dan kunt u uiteraard ook telefonisch contact opnemen met onze vertrouwenspersoon E. Hendriks, telefoonnummer (0164) 680 010. Naar aanleiding van uw telefonische melding zal hij voor u het klachtenformulier invullen. Om er zeker van te zijn dat uw feedback goed is verwoord, zal dit formulier aan u worden verzonden ter beoordeling en goedkeuring.

3. Behandeling en registratie van klachten/verbeterpunten

Na ontvangst en registratie van uw feedback onderzoekt onze vertrouwenspersoon de klacht of verbeterpunt en neemt kennis van alle relevante opdrachtdocumentatie om vervolgens het dagelijks bestuur over de ontvangen klacht/verbeterpunt te informeren.

Indien nodig zullen wij een specialist inschakelen voor adequate afhandeling van de klacht.

4. Afhandeling

Binnen twee weken na ontvangst van de klacht/verbeterpunt sturen wij u een ontvangstbevestiging en informeren wij u over de procedure van klachtbehandeling.

Indien gewenst houden wij u op de hoogte van de voortgang van de behandeling van de klacht en sturen wij u tot slot een schriftelijke en gemotiveerde bevestiging van de uitkomst van de procedure.

Klokkenluidersregeling

1. Algemeen

CapsNobel heeft een regeling die waarborgt dat personen van buiten de organisatie en bij haar werkzame of aan haar verbonden personen zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden binnen of (mede) buiten de organisatie aan de orde kunnen stellen. Deze regeling leidt ertoe dat meldingen worden vastgelegd, vertrouwelijk en tijdig worden behandeld en dat de onregelmatigheden die worden gemeld, indien gegrond, tijdig worden afgehandeld door het nemen van passende maatregelen door de organisatie.

2. Reikwijdte

Deze klokkenluidersregeling heeft betrekking op de volgende situaties:

  1. handelingen die (mogelijk) leiden tot strafbare feiten door CapsNobel of haar medewerkers;
  2. alle werkelijke of vermoede andere overtredingen van externe wet- en regelgeving door CapsNobel of haar medewerkers;
  3. alle werkelijke of vermoede overtredingen van interne regelgeving door CapsNobel of haar medewerkers;
  4. (dreigende) intimidatie van medewerkers door collega’s dan wel leidinggevenden;
  5. (dreigende) onrechtmatige vernietiging of manipulatie van gegevens of informatie;
  6. en verder alle situaties die naar de mening van een melder voor melding in aanmerking komen.

3. Vertrouwenspersoon

Door CapsNobel is de heer E. Hendriks als vertrouwenspersoon aangewezen in het kader van deze klokkenluidersregeling. Bij afwezigheid van de vertrouwenspersoon, of indien de melding betrekking mocht hebben op de vertrouwenspersoon zelf, dan vragen wij u melding te doen aan de voorzitter van het bestuur.

4. Procedure

De melding aan de vertrouwenspersoon vindt uitsluitend elektronisch plaats via e.hendriks@capsnobel.nl.

De vertrouwenspersoon bevestigt de melding binnen één week aan de melder. De vertrouwenspersoon informeert de melder tevens hoe en binnen welke termijn diens melding in behandeling zal worden genomen.

Indien sprake is van een onder de reikwijdte van deze klokkenluidersregeling genoemde situatie ad a en/of e, informeert de vertrouwenspersoon onmiddellijk het dagelijks bestuur, tenzij de melding het dagelijks bestuur betreft, in welk geval de vertrouwenspersoon een ander directielid informeert. De vertrouwenspersoon informeert hierover tevens de melder.

Bij het informeren van het dagelijks bestuur maakt de vertrouwenspersoon de bron niet bekend.

De vertrouwenspersoon informeert de melder binnen zes weken over de afhandeling van zijn melding en de maatregelen die zijn genomen. Wanneer deze termijn door onvoorziene omstandigheden niet kan worden gehaald, informeert de vertrouwenspersoon de melder hierover en geeft hij aan op welke termijn de melder zal worden geïnformeerd over de afwerking van diens melding.

Meldingen die betrekking hebben op een (dreigende) overtreding van interne of externe beroepsregelgeving worden in alle gevallen door de vertrouwenspersoon afgehandeld in overleg met het dagelijks bestuur met inachtneming van de vertrouwelijkheid.

5. Vertrouwelijkheid

De melding, de correspondentie hierover en de behandeling geschieden onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid, tenzij de melder de vertrouwenspersoon ontheft van zijn geheimhoudingsplicht.

6. Rechtsbescherming

Het dagelijks bestuur van CapsNobel garandeert dat de melder op grond van deze klokkenluidersregeling op geen enkele wijze in zijn/haar positie wordt benadeeld.

Indien de melder een klacht heeft over de wijze waarop een registeraccountant, een accountant-administratieconsulent of belastingadviseur zich in diens beroepsmatig handelen jegens de melder heeft gedragen, dan kunt u er ook voor kiezen om dit te melden bij de Klachtencommissie van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA), de Accountantskamer of de Raad van Tucht van de Nederlandse Orde van Belastingadviseurs.

CapsNobel
Augustus 2018

    Vanuit onze vestigingen in Bennekom, Breda, Goes en Halsteren ondersteunen wij klanten uit alle denkbare branches. Of u nu een starter, zelfstandig ondernemer, medisch specialist, eigenaar van een groot of juist wat kleiner bedrijf bent: onze medewerkers staan altijd voor u klaar om uw vragen op financieel en fiscaal gebied te beantwoorden.